Zasady dofinansowania projektu określa umowa dotacji. Gwarantuje ona, że w budżecie programu zostały zarezerwowane dla Ciebie środki. Teraz czeka Cię najważniejszy etap, czyli realizacja i rozliczenie projektu. Błędy na tym etapie mogą kosztować utratę części, a nawet całości uzyskanego wsparcia. Poznaj zasady dokumentowania wydatków i rozliczania dotacji.
Trwałość projektu
Sprawozdanie z zachowania trwałości (publikacja 25.01.2018)
Dokumentacja w projekcie
Bardzo ważne jest, abyś podczas realizacji projektu zbierał wszelkie związane z nim dokumenty. Będziesz musiał je przedstawić wraz z wnioskiem o płatność, aby otrzymać wypłatę przyznanego dofinansowania. Niezbędne są wszelkie dokumenty potwierdzające nabycie i instalację środków trwałych, budowę obiektów czy skorzystanie z usług przewidzianych w projekcie. Wymagane są przede wszystkim faktury i potwierdzenia przelewów, ale również protokoły przekazania towarów, odbioru zleconych prac czy wykonania usług. Jeżeli w ramach projektu zatrudniałeś pracowników – niezależnie od tego czy ich wynagrodzenie podlegało dofinansowaniu – musisz dysponować pełną dokumentacją potwierdzającą przeprowadzenie obiektywnego procesu rekrutacji, zawarcie umów oraz wywiązywanie się z zobowiązań wobec zatrudnionych, ZUS i Skarbu Państwa. Wynagrodzenia wypłacane z dofinansowania należy udokumentować poprzez przedstawienie list płac.
Każdy dokument księgowy powinien być oznakowany w sposób przypisujący go jednoznacznie do konkretnego projektu – np. pieczątką zawierającą taką informację. Ma to zapobiec próbom wykorzystania tego samego dokumentu do uzyskania zwrotu kosztów w więcej niż jednym projekcie.
Wszystkie dokumenty dotyczące realizowanego projektu powinny być księgowane w sposób umożliwiający ich szybką, łatwą i jednoznaczną identyfikację. Tak zwana odrębna ewidencja księgowa może oznaczać wprowadzenie jednolitego oznakowania dofinansowanych pozycji bądź ujmowanie ich na specjalnie w tym celu utworzonych kontach.
Wszystkie płatności w projekcie muszą się odbywać za pośrednictwem osobnego konta bankowego wskazanego w umowie dotacji.
Dokumentacja finansowa w projekcie może podlegać kontrolom. Czasem odbywa się to już podczas weryfikacji wniosków o płatność (jeśli zasady rozliczania wymagają dołączenia kopii tych dokumentów), a czasem dopiero podczas kontroli na miejscu realizacji projektu czy siedzibie beneficjenta. Jesteś zobowiązany każdorazowo udostępnić dokumenty związane z projektem osobom kontrolującym – zarówno z instytucji związanych z Funduszami Europejskimi, jak i np. z kontroli skarbowej.
Pełna dokumentacja powinna być przechowywana w Twojej siedzibie (poza wyjątkowymi sytuacjami, kiedy trzeba ją zdeponować w archiwum), zarówno przez cały czas realizacji projektu, jak i w wymaganym okresie archiwizacji wskazanym w umowie o dofinansowanie.
Zasady opisywania dokumentów finansowych z EFS
Obowiązkowy opis dokumentu:
Opis faktury lub innego dowodu księgowego o równoważnej wartości dowodowej powinien zawierać co najmniej:
- numer faktury lub innego dowodu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, datę wystawienia oraz nazwę wystawcy (jeżeli sporządzony jest w formie odrębnego dokumentu),
- tytuł projektu,
- numer umowy / decyzji o dofinansowanie projektu w ramach Programu,
- całkowitą kwotę wydatków poniesionych na projekt w ramach danego dowodu księgowego,
- kwotę wydatków kwalifikowalnych w ramach danego dowodu księgowego (w przypadku, gdy dowód księgowy zawiera również wydatki niekwalifikowalne, należy zaznaczyć poszczególne pozycje z dowodu księgowego odnoszące się do wydatków kwalifikowalnych)
z wyodrębnieniem źródeł finansowania, - wskazanie pozycji danego wydatku z wniosku aplikacyjnego,
- w przypadku, gdy nazwa robót budowlanych, usługi bądź towaru wpisana na dowodzie księgowym nie jest jasna, należy opisać rodzaj zakupionej usługi / towaru w sposób umożliwiający jego jednoznaczną identyfikację,
- zapis informujący o tym, że wydatek zrealizowano zgodnie z Ustawą Pzp, wraz z podaniem publikatora identyfikującego zastosowaną wersję ustawy (numer i pozycja z Dziennika Ustaw); należy wskazać również przepis (artykuł) ustawy, na podstawie, którego zrealizowany został wydatek lub na podstawie, którego nie stosuje się w/w ustawy,
- zapis czy dany wydatek podlega zasadzie konkurencyjności,
- numer ewidencyjny w księgach rachunkowych (jeśli dotyczy),
- informację, czy dany wydatek został ujęty w rejestrze VAT/ewidencji zakupów wraz ze wskazaniem pozycji,
- potwierdzenie wykonania robót budowlanych, usług lub zakupu towarów ujętych w dowodzie księgowym przez Beneficjenta,
- wskazanie daty oraz sposobu uregulowania zobowiązania wynikającego z faktury lub innego dowodu księgowego,
- adnotację wskazującą, iż dany wydatek nie został sfinansowany podwójnie, np. z innego funduszu UE lub krajowych środków publicznych,
- wskazanie pozycji, pod jaką ujęto środek trwały w ewidencji środków trwałych (jeśli dotyczy),
- numer, datę oraz wartość umowy zawartej z wykonawcą, w ramach, której dokonany był wydatek, (jeśli dotyczy).
Amortyzacja środków trwałych
Szanowni Państwo,
MJWPU informuje, że zgodnie z art.16 ust 1 pkt 48 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U z 2016 r. poz. 1888, ze zm.) oraz art. 23 ust 1 pkt 45 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2016 r. poz. 2032, ze zm.) nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów (…) odpisów z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywanych (…) od tej części ich wartości, która odpowiada poniesionym wydatkom na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie tych środków lub wartości niematerialnych i prawnych (…) zwróconym podatnikowi w jakiejkolwiek formie.
W związku z powyższym zakupienie środka trwałego/wartości niematerialnych i prawnych z udziałem środków unijnych a następnie zaliczenie odpisów amortyzacyjnych od pełnej ich wartości do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności, bez pomniejszenia wartości środka trwałego/wartości niematerialnych i prawnych o otrzymane dofinasowanie, należy rozumieć, jako podwójne dofinasowanie.
