Przejdź do menu Zmień rozmiar tekstu Zmień rozmiar tekstu Zmień rozmiar tekstu konkrast ikona Włącz podkreślenie linków Wyłącz podkreślenie linków
Kliknij, aby zobaczyć możliwe ustawienia
Kliknij, aby wydrukować stronę
Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do newslettera!
Kliknij, aby wrócić na stronę główną Strona Samorządu Województwa Mazowieckiego - Przejdź na stronę Serwis Serwisu Komisji Europejskiej - Przejdź na stronę
Nawigacja
Zamknij okno z submenu

Nasze serwisy

Zasady dofinansowania projektu określa umowa dotacji. Gwarantuje ona, że w budżecie programu zostały zarezerwowane dla Ciebie środki. Teraz czeka Cię najważniejszy etap, czyli realizacja i rozliczenie projektu. Błędy na tym etapie mogą kosztować utratę części, a nawet całości uzyskanego wsparcia. Poznaj zasady dokumentowania wydatków i rozliczania dotacji.

Trwałość projektu

Sprawozdanie z zachowania trwałości (publikacja 25.01.2018)

Dokumentacja w projekcie

Bardzo ważne jest, abyś podczas realizacji projektu zbierał wszelkie związane z nim dokumenty. Będziesz musiał je przedstawić wraz z wnioskiem o płatność, aby otrzymać wypłatę przyznanego dofinansowania. Niezbędne są wszelkie dokumenty potwierdzające nabycie i instalację środków trwałych, budowę obiektów czy skorzystanie z usług przewidzianych w projekcie. Wymagane są przede wszystkim faktury i potwierdzenia przelewów, ale również protokoły przekazania towarów, odbioru zleconych prac czy wykonania usług. Jeżeli w ramach projektu zatrudniałeś pracowników – niezależnie od tego czy ich wynagrodzenie podlegało dofinansowaniu – musisz dysponować pełną dokumentacją potwierdzającą przeprowadzenie obiektywnego procesu rekrutacji, zawarcie umów oraz wywiązywanie się z zobowiązań wobec zatrudnionych, ZUS i Skarbu Państwa. Wynagrodzenia wypłacane z dofinansowania należy udokumentować poprzez przedstawienie list płac.

Każdy dokument księgowy powinien być oznakowany w sposób przypisujący go jednoznacznie do konkretnego projektu – np. pieczątką zawierającą taką informację. Ma to zapobiec próbom wykorzystania tego samego dokumentu do uzyskania zwrotu kosztów w więcej niż jednym projekcie.

Wszystkie dokumenty dotyczące realizowanego projektu powinny być księgowane w sposób umożliwiający ich szybką, łatwą i jednoznaczną identyfikację. Tak zwana odrębna ewidencja księgowa może oznaczać wprowadzenie jednolitego oznakowania dofinansowanych pozycji bądź ujmowanie ich na specjalnie w tym celu utworzonych kontach.

Wszystkie płatności w projekcie muszą się odbywać za pośrednictwem osobnego konta bankowego wskazanego w umowie dotacji.

Dokumentacja finansowa w projekcie może podlegać kontrolom. Czasem odbywa się to już podczas weryfikacji wniosków o płatność (jeśli zasady rozliczania wymagają dołączenia kopii tych dokumentów), a czasem dopiero podczas kontroli na miejscu realizacji projektu czy siedzibie beneficjenta. Jesteś zobowiązany każdorazowo udostępnić dokumenty związane z projektem osobom kontrolującym – zarówno z instytucji związanych z Funduszami Europejskimi, jak i np. z kontroli skarbowej.

Pełna dokumentacja powinna być przechowywana w Twojej siedzibie (poza wyjątkowymi sytuacjami, kiedy trzeba ją zdeponować w archiwum), zarówno przez cały czas realizacji projektu, jak i w wymaganym okresie archiwizacji wskazanym w umowie o dofinansowanie.

Zasady opisywania dokumentów finansowych z EFS

Obowiązkowy opis dokumentu:

Opis faktury lub innego dowodu księgowego o równoważnej wartości dowodowej powinien zawierać co najmniej:

  • numer faktury lub innego dowodu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, datę wystawienia oraz nazwę wystawcy (jeżeli sporządzony jest w formie odrębnego dokumentu),
  • tytuł projektu,
  • numer umowy / decyzji o dofinansowanie projektu w ramach Programu,
  • całkowitą kwotę wydatków poniesionych na projekt w ramach danego dowodu księgowego,
  • kwotę wydatków kwalifikowalnych w ramach danego dowodu księgowego (w przypadku, gdy dowód księgowy zawiera również wydatki niekwalifikowalne, należy zaznaczyć poszczególne pozycje z dowodu księgowego odnoszące się do wydatków kwalifikowalnych)
    z wyodrębnieniem źródeł finansowania,
  • wskazanie pozycji danego wydatku z wniosku aplikacyjnego,
  • w przypadku, gdy nazwa robót budowlanych, usługi bądź towaru wpisana na dowodzie księgowym nie jest jasna, należy opisać rodzaj zakupionej usługi / towaru w sposób umożliwiający jego jednoznaczną identyfikację,
  • zapis informujący o tym, że wydatek zrealizowano zgodnie z Ustawą Pzp, wraz z podaniem publikatora identyfikującego zastosowaną wersję ustawy (numer i pozycja z Dziennika Ustaw); należy wskazać również przepis (artykuł) ustawy, na podstawie, którego zrealizowany został wydatek lub na podstawie, którego nie stosuje się w/w ustawy,
  • zapis czy dany wydatek podlega zasadzie konkurencyjności,
  • numer ewidencyjny w księgach rachunkowych (jeśli dotyczy),
  • informację, czy dany wydatek został ujęty w rejestrze VAT/ewidencji zakupów wraz ze wskazaniem pozycji,
  • potwierdzenie wykonania robót budowlanych, usług lub zakupu towarów ujętych w dowodzie księgowym przez Beneficjenta,
  • wskazanie daty oraz sposobu uregulowania zobowiązania wynikającego z faktury lub innego dowodu księgowego,
  • adnotację wskazującą, iż dany wydatek nie został sfinansowany podwójnie, np. z innego funduszu UE lub krajowych środków publicznych,
  • wskazanie pozycji, pod jaką ujęto środek trwały w ewidencji środków trwałych (jeśli dotyczy),
  • numer, datę oraz wartość umowy zawartej z wykonawcą, w ramach, której dokonany był wydatek, (jeśli dotyczy).

Amortyzacja środków trwałych

Szanowni Państwo,

MJWPU informuje, że zgodnie z art.16 ust 1 pkt 48 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U z 2016 r. poz. 1888, ze zm.) oraz art. 23 ust 1 pkt 45 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2016 r. poz. 2032, ze zm.) nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów (…) odpisów z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywanych (…) od tej części ich wartości, która odpowiada poniesionym wydatkom na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie tych środków lub wartości niematerialnych i prawnych (…) zwróconym podatnikowi w jakiejkolwiek formie.

W związku z powyższym zakupienie środka trwałego/wartości niematerialnych i prawnych z udziałem środków unijnych a następnie zaliczenie odpisów amortyzacyjnych od pełnej ich wartości do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności, bez pomniejszenia wartości środka trwałego/wartości niematerialnych i prawnych o otrzymane dofinasowanie, należy rozumieć, jako podwójne dofinasowanie.

Czy treść na tej stronie była pomocna? Zgłoś
Pomóż nam poprawić nasz serwis

Wydatek współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2014-2020 oraz ze środków budżetu województwa mazowieckiego.

2020 © Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych