Model IN PLUS- jak budować współpracę z beneficjentami na przykładzie Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych.

W powszechnej opinii, jednostki administracji publicznej postrzegane są jako te, w których zmiany czy innowacje podejmowane są jako rozwiązania ostateczne, a ich pracownicy są względem nich sceptyczni. Specyfika innowacji czy programu rozwojowego ujmowanych jako przejaw zmiany polega na tym, że jest ona ze swej natury twórcza i zarazem korzystna w różnych wymiarach –technologicznym, organizacyjnym, instytucjonalnym (Marciniak, 1998r.)[1].

Dążenie do wyższej jakości usług publicznych poprzez innowacje zostało nakreślone jako jeden z celów stawianych przed naszym krajem m.in. w raporcie Polska 2030 autorstwa Zespołu Doradców Strategicznych Prezesa Rady Ministrów [2].

http://bip.mazowia.eu/lider-zmiany/model-in-plus.html

Przez okres od sierpnia 2017 roku do stycznia 2019 roku, MJWPU w imieniu Województwa Mazowieckiego zrealizowała projekt dofinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego, pn. „Lider Zmiany- współpraca ponadnarodowa inwestycją w efektywność usług publicznych na szczeblu regionalnym”. Projekt realizowany był w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój we współpracy ze Szwedzką Radą EFS z Malm oraz przy udziale Akademii Leona Koźmińskiego (ALK). Celem naszego projektu było podniesienie skuteczności jednostki i jej 25 pracowników (15 kobiet/10 mężczyzn). Dotychczasowym efektem naszego przedsięwzięcia jest stworzenie pionierskiego modelu IN_PLUS- budowanie trwałej relacji z beneficjentami”, a także opracowanie zestawu procedur działania i rekomendacji dla instytucji wdrażających projekty unijne.

Poniżej: struktura modelu IN_PLUS

Wymiernymi efektami naszego zespołu względem zacieśnienia współpracy z naszymi beneficjentami, są działania w zakresie:

– uproszczenia pism i korespondencji- Prosto i Kropka

– Systemu Okresowej Oceny Pracowniczej w kontekście rozwoju potencjału kadrowego,

– wdrożenia inicjatywy pracowniczej w MJWPU- Budżet Pracowniczy

– stworzenia narzędzia Mazovik 1.0 opartego na przejrzystym, interaktywnym obiegu dokumentów i dostępie do wiedzy zarówno dla pracownika MJWPU jak i beneficjenta

-funkcjonują według zasad i reguł zawartych w systemie uregulowań formalnoprawnych

Wszystkie powyższe procesy aktualnie przeprowadzane są na potrzeby budowy modelu  współpracy z Beneficjentami opartego na dialogu, zaufaniu i partnerstwie. Istotną wartością dla jednostki było wsparcie teoretyczne pracowników Akademii L. Koźmińskiego, jak i wymiana doświadczeń z naszym partnerem ze Szwecji. Przedstawiciele MJWPU mogli złożyć wizytę zarówno w ich szwedzkim biurze, jak i przyjąć gości tu w Warszawie w ramach wizyt studyjnych.

Fot. Wizyta studyjna naszych gości ze Swedish ESF Council w Warszawie, Styczeń 2019r.

   Z doświadczeń Szwedzkiej Rady ds. EFS wynika, że kluczowe w kontaktach  z Beneficjentami jest:

• otwartość,
• wzajemne uczenie się,
• słuchanie,
• dialog.

Taki model pracy z beneficjentami w formule bliskiej współpracy zakłada:

• „zbliżenie” się oceniających oraz opiekunów projektów do beneficjenta w celu zrozumienia specyfiki oraz wsparcia projektodawcy w zakresie wypracowywania rezultatów, co umożliwia wzajemne uczenie się,
• przesunięcie punktu ciężkości z funkcji kontrolera na funkcję wspierającą, tj. audytora,
• dążenie do dialogu i spotkań w warunkach funkcjonowania projektu,
• zrozumienie działań podejmowanych w projektach celem efektywnego (wspólnego) rozwiązywania problemów,
• wsparcie beneficjentów poprzez łączenie ich ze sobą w podobnych obszarach tematycznych,
• promowanie kultury dzielenia się wiedzą.

Liczymy na to, że zaproponowane rozwiązania przyczynią się do zwiększenia efektywności instytucji zaangażowanych we wdrażanie funduszy unijnych. W naszym przekonaniu ich skuteczne implementowanie możliwe jest tylko dzięki partnerskiej, opartej na zaufaniu, współpracy pomiędzy instytucjami a Beneficjentami środków publicznych, do czego Państwa gorąco zachęcamy.

[1] Stefan Marciniak: Innowacje i rozwój gospodarczy. Warszawa: Wydawnictwo Politechniki Warszawskiej, 1998r.

[2] Uchwała Nr 16 Rady Ministrów z dnia 5 lutego 2013 r. w sprawie przyjęcia Długookresowej Strategii Rozwoju Kraju. Polska 2030. Trzecia Fala Nowoczesności